Schemalägg events

ZenZaiis Event Scheduler gör det möjligt att publicera ett event med en fast tidpunkt på företagssidan och samla in anmälningar från gäster.

Ett Event är en engångsbokning med:

• Ett datum/tid (start + slut)
• Ett maxantal gäster
• En valfri åtkomstregel (publikt, endast inbjudna eller åtkomstkod)
• Valfria egna frågor i anmälningsformuläret

Vad systemet kan göra

• Event-sida: en publik webbsida per event (med SEO) som du kan redigera i sidredigeraren.
• Anmälan: gäster anmäler sig via ett webbformulär och får ett automatiskt bekräftelsemejl.
• Begränsning av antal gäster: när eventet är fullt stängs anmälan.
• Synlighet/åtkomst:
  • Anyone Can Book: sidan är öppen och anmälan är tillgänglig.
  • Invitation Only: endast gäster med en personlig inbjudningslänk (token) kan öppna/anmäla sig.
  • Require Access Code: alla kan se sidan, men måste ange rätt kod för att anmäla sig.
• Inbjudningar: bjud in en eller flera e‑postadresser; varje inbjudan får en unik länk och status uppdateras automatiskt vid anmälan.
• Frågor: lägg till valfria frågor (enradig / flerradig / val) och gör frågor obligatoriska.
• Gästhantering: se alla gäster för en event‑slot och skicka mejl från appen.

Så konfigurerar du ett Event

1) Skapa eventets tid

1. Gå till huvudmenyn Bookings → Event.
2. Skapa en ny event‑slot i kalendern.
3. Ange:
   • Name
   • Date (start och slut)
   • Max Guests
   • Description (kort sammanfattning)
4. Spara.

Tips: När du klickar på en slot i kalendern visas en popover med snabbval:

• Edit Page: öppnar eventets webbsida i redigeraren
• Open Event/Booking: öppnar eventets konfiguration
• All Guests: öppnar gästlistan

2) Ställ in synlighet (publikt / inbjudan / kod)

1. I popovern, klicka Open Event/Booking.
2. Välj Visibility:
   • Anyone Can Book
   • Invitation Only
   • Require Access Code
3. Om du väljer Require Access Code, ange Access Code eller använd standardvärdet.

3) Lägg till frågor (valfritt)

1. Öppna eventets konfiguration.
2. Gå till fliken Questions.
3. Klicka Add a question och välj:
   • Single Line / Multi-Line
   • Selection (fördefinierade alternativ)
4. Aktivera Required för obligatoriska frågor.

4) Skicka inbjudningar (valfritt)

Använd detta när Visibility är Invitation Only.

1. Öppna konfigurationen (bok‑ikon).
2. Gå till fliken Invitations och klicka Invite.
3. Fyll i:
   • Subject
   • Emails (separera flera med ;)
   • Invitation Content (ren text; länken läggs till automatiskt)
4. Klicka Send Invitation.

5) Redigera event‑sidan

1. Klicka på palett‑ikonen (Edit Page).
2. Uppdatera innehåll (bilder, sektioner, beskrivning).

6) Publicera (eller ta ner) eventet

• I förhandsvisning/redigerare använder du Publish uppe till vänster.
• För att avpublicera senare använder du Take Down.

Publicering styr om eventet visas publikt (och om det visas i sektionen “Upcoming Events” på företagssidan).

Hantera gäster och kommunikation

• Visa gäster: klicka på eventet i kalendern → användare‑ikon (All Guests).
• Mejla gäster: öppna gästlistan och använd Send Email.

Noteringar

• Dubbelanmälan med samma e‑post stoppas.
• För Invitation Only måste anmälningsmejlen matcha inbjudningsmejlen.
• Tider på webbplatsen följer eventets valda tidszon.